مستندات ایزو ، گواهینامه ایزو‌

مستندات ایزو چیست؟

سازمان‌ها و شرکت‌های متقاضی گواهینامه ایزو هنگامی که فرم ثبت نام گواهینامه ایزو را تکمیل می‌نمایند فکر می‌کنند اخذ مدرک با دریافت گواهی به پایان می‌رسد، در صورتی که اینطور نیست و گرفتن گواهینامه ایزو بین المللی و رسمی در گروه دریافت مستندات و طراحی و اجرای آنها در سطح مجموعه‌شان می‌باشد. مستندات ایزو در واقع همان قوانین و دستورالعمل‌هایی هستند که سازمان ایزو برای هر شغل و حرفه ای تهیه و تدوین نموده است، تا تمام سازمان‌ها و شرکت‌ها بتوانند در کل جهان به صورت یک دست از یک سری قوانین و دستورالعمل ها پیروی کنند و رقابت در سطح جهان به صورت منصفانه انجام شود و در فراهم سازی نیازها و انتظارات افراد جامعه و حفظ سلامت و ایمنی آنها عدالت رعایت شود. پس به مجموعه‌ای الزامات که مرتبط به یکی از استانداردهای ایزو می‌شود مستندات می‌گویند. هر استاندارد مستندات مخصوص به خودش را دارد. البته یکسری از مستندات که برای استانداردهای عمومی تهیه شده‌اند به صورت عمومی در تمام مشاغل و زمینه فعالیت ها به کار برده می‌شوند. مثلا ایزو ۹۰۰۱ به عنوان سیستم مدیریت کیفیت یک استاندارد مدیریت عمومی در حوزه مدیریتی می‌باشد که مستنداتش در هر سازمان و شرکتی فارغ از نوع فعالیت و اندازه‌ای قابل اجرا می‌باشد.

 

معیار سطح مستندات ایزو به بر چه اساسی است؟

سازمان استاندارد جهانی برای هر استانداردی که تعریف کرده است مستنداتی را نوشته و سطح مستندات هر استاندارد با دیگری متفاوت است. با توجه به اینکه ایزو ۹۰۰۱ یکی از مهمترین و پرکاربردترین گواهینامه های ایزو می‌باشد و اکثر سازمان‌ها و شرکت‌ها آن را اخذ می نمایند، برای همین معیار سطح مستندات ایزو بر اساس استاندارد ایزو ۹۰۰۱ موارد زیر می‌باشد. ابتدا یک خط مشی کیفیت باید مشخص شود و کارشناس مرتبط با ایزو باید فرآیندها را مشخص و تشریح نماید و در کنار آن هم چارت سازمانی و هم نقشه فرآیند‌ها و روش‌های اجرایی در دستورالعملی به عنوان نظامنامه کیفیت را انجام دهد. تمام دستورالعمل‌های کاری که از مدیریت کارمندان و پرسنل مشغول در مجموعه باید انجام دهید باید ارائه شود و در نهایت تمامی فرم‌ها و گزارش‌ها ارائه گردد.

 

مستندات ایزو را چه کسانی می‌توانند تهیه می‌کنند؟

تهیه مستندات استاندارد‌های ایزو باید توسط کارشناسان و افراد متخصص انجام شود هر استاندارد با توجه به اینکه مستندات مخصوص به خود را دارد پس باید فردی که به عنوان تهیه کننده مستندات می خواهد فعالیت کند باید تخصص مرتبط با ایزو را داشته باشد، تا با شناخت بهتری بر روی کار بتواند عملکرد و نتیجه مطلوبی را ارائه دهد. البته به غیر از تحصیلات مرتبط و آموزش‌های تئوری به یکسری آموزش‌ها و کارآموزی‌ها نیز احتیاج دارد. در واقع غیر از دانش تئوری به دانش عملی نیز احتیاج دارد. مرکز سیستم کاران با توجه به داشتن چندین سال تجربه در حوزه اخذ انواع گواهینامه‌های ایزو و مشاوره و مستندسازی به جمع‌آوری کلیه مستندات استانداردهای مختلف عمومی و تخصصی پرداخته و پکیج کامل آن را به عنوان نمونه مستندات در اختیار متقاضیان قرار داده است.

 

نمونه مستندات ایزو یعنی چه؟

متقاضیان می‌توانند فایل WORD مستنداتی که مرکز سیستم کاربران آماده کرده است را به صورت رایگان دانلود نمایند، و از آن الگو بگیرند و با توجه به مجموعه و فعالیت خود از آن استفاده کنند. مرکز سیستم کاران نمونه مستندات خود را هم در فضای مجازی بارگذاری کرده و هم در کانال تلگرامی مرکزی به آدرس SYSTEMKARAN@ قرار داده است. متقاضیان محترم می‌توانند با برقراری تماس با مرکز سیستم کاران از هر راه و روشی که برایتان مقدور می‌باشد درخواست دریافت مستندات را داشته باشید.

 

نمونه مستندات ایزو به چه زبانی نگارش شده اند؟

سازمان استاندارد جهانی قانونی مبنی بر زبان مستندات اعلام نکرده است پس مستندات ایزو می‌تواند به هر زبانی نگارش شود. به هر حال زبان مستندات باید به گونه‌ای باشد که برای پرسنل یک مجموعه قابل فهم و درک باشد فایل word ذ نمونه مستندات مرکز سیستم کاران به زبان فارسی ارائه شده است.

 

مستندات ایزو به چند دسته تقسیم بندی می‌شوند؟

مستندات ایزو به دو دسته عمومی و تخصصی تقسیم بندی می‌شوند و این تقسیم بندی از روی گواهینامه‌های ایزو عمومی و تخصصی انجام می‌شود. مستندات ایزو عمومی در تمام سازمان‌ها و شرکت‌های مشابه هم می باشد و شبیه به هم اجرا می‌گردد. مثلاً روش‌های اجرایی در مدیریت اطلاعات مستند، روش‌های اجرایی در مدیریت آموزش و روشهای اجرایی در مدیریت ممیزی داخلی در تمام سازمان‌ها به کار برده می‌شود. مستندات تخصصی همانطور که از اسمش مشخص است با توجه به نوع حرفه و زمینه فعالیت هر سازمان و هر شرکتی فرق می کند. مثلاً یکی از مستندات تخصصی کارخانه رب دستورالعمل‌های مبنی بر اندازه گیری میزان اثرات کود‌های شیمیایی مخرب در گوجه ها می باشد که مستندات آن مسلما برای کارخانه تولید خودرو اصلاً معنا و مفهومی ندارد و بالعکس مستندات و دستورالعمل‌هایی که مبنی بر اندازه‌گیری میزان سختی فولاد به کار رفته در یک ماشین در یک کارخانه خودرو سازی مهم می‌باشد، مسلماً در یک کارخانه رب اصلا معنا و مفهوم و کاربردی ندارد.

 

صفحه ما را در اینستاگرام دنبال کنید.